Faktury sprzedaży z pliku Excel Plus

Okno uruchomienia funkcji dodatkowej: Faktury sprzedaży z pliku Excel Plus (kontrahenci, towary, faktury sprzedaży).

Co umożliwia funkcja?

Funkcja automatyzuje kompleksowy import danych sprzedażowych z pliku Excel do Comarch ERP Optima.

• seryjny import faktur sprzedaży z pliku Excel,
• tworzenie faktur jedno- i wielopozycyjnych,
• import nowych kontrahentów,
• aktualizację istniejących kartotek kontrahentów,
• automatyczne tworzenie nowych grup kontrahentów,
• import nowych towarów i usług,
• aktualizację istniejących kartotek towarowych i usługowych,
• automatyczne dodawanie brakujących jednostek miary,
• tworzenie wielu faktur na podstawie jednego arkusza Excel,
• identyfikację faktur na podstawie unikalnego numeru lub identyfikatora z systemu zewnętrznego,
• zabezpieczenie przed ponownym importem tej samej faktury,
• wskazanie symbolu dokumentu, serii numeracji i magazynu,
• import daty wystawienia i sprzedaży,
• przypisanie kontrahenta, formy i terminu płatności,
• przypisanie kategorii i opisu dokumentu,
• import pozycji towarowych i usługowych wraz z ilością i ceną,
• obsługę różnych walut
,
• wykorzystanie danych pochodzących z systemów e-commerce, programów fakturujących i innych systemów zewnętrznych,
• ograniczenie ręcznego zakładania kartotek i wystawiania dokumentów w Comarch ERP Optima.

Jak zainstalować funkcję?

1. Pobrać funkcję dodatkową - plik w formacie XML (link do pliku zostanie przesyłany w wiadomości email).
2. W programie Comarch ERP Optima wybieramy opcję Handel -> Faktury -> Funkcje dodatkowe -> Konfiguracja funkcji dodatkowych.
3. W zakładce "1.Ogólne" ustawiamy się w gałęzi drzewa: Procedury -> Lista faktur.
4. Klikamy prawym przyciskiem myszy wybierając z menu kontekstowego opcję: "Importuj zestawy z pliku XML".
5. Po pojawieniu się okienka "Import zestawów wydruków" klikamy na przycisk "Wykonaj" (ikona z piorunem).
6. Wskazujemy plik XML funkcji dodatkowej (plik XML rozpakowany w punkcie 1).
7. Na liście funkcji dodatkowych pojawi się nowoutworzona funkcja dodatkowa, która jest gotowa do działania.

Jak wypełnić arkusz Excel z listą kontrahentów?

Funkcja: Import kontrahentów. Umożliwia import nowych oraz aktualizację istniejących w Comarch ERP kartotek kontrahentów na podstawie informacji zawartych w arkuszu. Mapowanie kartotek pomiędzy arkuszem a Comarch ERP Optima następuje za pomocą kodu kontrahenta. Zalecane jest aby kod kontrahenta pozwalał na jednoznaczną jego identyfikację (może to być np. numer NIP). Funkcja umożliwia również dodawanie nowych grup kontrahentów, jeżeli w arkuszu znajdzie się taka informacja. Warto zwrócić uwagę, że większość danych w kolumnach arkusza ma charakter opcjonalny, co umożliwia przekazywanie minimalnej ilości danych z systemu zewnętrznego oraz ewentualne dalsze ich uzupełnienie w Comarch ERP Optima w miarę potrzeb np. poprzez aktualizację danych z GUS.

• Kod (pole tekstowe) - Kod kontrahenta. Pole wymagane.
• KrajNIP (pole tekstowe) - Kraj przed numerem NIP. Pole opcjonalne. Dopuszczalne wartości to dwuliterowe oznaczenie kraju zgodne ze standardem ISO 3166-1 alfa-2
• NIP (pole tekstowe) - Numer NIP. Pole opcjonalne.
• Grupa (pole tekstowe) - Grupa kontrahenta. Pole opcjonalne. Jeżeli wartość w polu arkusza nie występuje w Comarch ERP Optima, to zostanie dodana do Grup kontrahentów Comarch ERP Optima.
• Odbiorca (pole tekstowe) - Dane ogólne: Rodzaj - znacznik Odbiorca. Pole opcjonalne. Jeżeli wystąpi wartość: Tak, to parametr zostanie zaznaczony w Comarch ERP Optima.
• Dostawca (pole tekstowe) - Dane ogólne: Rodzaj - znacznik Dostawca. Pole opcjonalne. Jeżeli wystąpi wartość: Tak, to parametr zostanie zaznaczony w Comarch ERP Optima.
• Konkurencja (pole tekstowe) - Dane ogólne: Rodzaj - znacznik Konkurencja. Pole opcjonalne. Jeżeli wystąpi wartość: Tak, to parametr zostanie zaznaczony w Comarch ERP Optima.
• Partner (pole tekstowe) - Dane ogólne: Rodzaj - znacznik Partner. Pole opcjonalne. Jeżeli wystąpi wartość: Tak, to parametr zostanie zaznaczony w Comarch ERP Optima.
• Potencjalny (pole tekstowe) - Dane ogólne: Rodzaj - znacznik Potencjalny. Pole opcjonalne. Jeżeli wystąpi wartość: Tak, to parametr zostanie zaznaczony w Comarch ERP Optima.
• Nazwa (pole tekstowe) - Nazwa kontrahenta. Pole opcjonalne. Jeżeli wystąpi pusta wartość to w miejsce Nazwy zostanie podstawiony Kod kontrahenta.
• Kraj (pole tekstowe) - Dane teleadresowe - Kraj. Pole opcjonalne.
• KodISO (pole tekstowe) - Dane teleadresowe - Kraj ISO. Pole opcjonalne.
• Wojewodztwo (pole tekstowe) - Dane teleadresowe - Województwo. Pole opcjonalne.
• Powiat (pole tekstowe) - Dane teleadresowe - Powiat. Pole opcjonalne.
• Gmina (pole tekstowe) - Dane teleadresowe - Gmina. Pole opcjonalne.
• Miasto (pole tekstowe) - Dane teleadresowe - Miasto. Pole opcjonalne.
• Ulica (pole tekstowe) - Dane teleadresowe - Ulica. Pole opcjonalne.
• NrDomu (pole tekstowe) - Dane teleadresowe - Numer domu. Pole opcjonalne.
• NrLokalu (pole tekstowe) - Dane teleadresowe - Numer lokalu. Pole opcjonalne.
• KodPocztowy (pole tekstowe) - Dane teleadresowe - Kod pocztowy. Pole opcjonalne.
• Poczta (pole tekstowe) - Dane teleadresowe - Poczta. Pole opcjonalne.
• Dodatkowe (pole tekstowe) - Dane teleadresowe - Dodatkowe. Pole opcjonalne.
• Telefon (pole tekstowe) - Dane teleadresowe - Telefony (linia 1). Pole opcjonalne.
• Telefon2 (pole tekstowe) - Dane teleadresowe - Telefony (linia 2). Pole opcjonalne.
• TelefonSms (pole tekstowe) - Dane teleadresowe - Telefon SMS. Pole opcjonalne.
• Fax (pole tekstowe) - Dane teleadresowe - Fax. Pole opcjonalne.
• URL (pole tekstowe) - Dane teleadresowe - URL. Pole opcjonalne.
• Email (pole tekstowe) - Dane teleadresowe - E-mail. Pole opcjonalne.
• NrZezwolenia (pole tekstowe) - Inne - Numer zezwolenia. Pole opcjonalne.
• EAN (pole tekstowe) - Inne - EAN (karta). Pole opcjonalne.
• FormaPlatnosci (pole tekstowe) - Płatności - Forma płatności. Pole opcjonalne. Wartość powinna być zgodna z listą form płatności Comarch ERP Optima. Jeżeli wartość będzie spoza listy, to zostanie ustawiona domyślna forma płatności w Comarch ERP Optima.
• TerminPlatnosci (pole tekstowe) - Płatności - Znacznik Termin płatności. Pole opcjonalne. Jeżeli wystąpi wartość: Tak, to parametr zostanie zaznaczony w Comarch ERP Optima. Wartość zostanie zaczytana tylko w przypadku gdy w polu FormaPlatnosci wstawiono wartość zgodną z Comarch ERP Optima.
• DniPlatnosci (pole liczbowe) - Płatności - Liczba dni terminu płatności. Pole opcjonalne. Wartość zostanie zaczytana tylko w przypadku gdy w polu TerminPlatnosci wstawiono wartość Tak.
• PodmiotGospodarczy (pole tekstowe) - Znacznik statusu kontrahenta: Podmiot gospodarczy lub Osoba fizyczna. Pole opcjonalne. Jeżeli wystąpi wartość: Tak, to zostanie zaznaczony parametr Podmiot gospodarczy, w każdym pozostałym przypadku zaznaczony zostanie parametr: Osoba fizyczna.
• RodzajTransakcji (pole tekstowe) - Rodzaj transakcji zgodnie z wartościami dostępnymi na zakładce handlowe Comarch ERP Optima. Pole opcjonalne. Wartości dopuszczalne: Krajowy, Pozaunijny, Pozaunijny (zwrot VAT), Wewnątrzunijny, Wewnątrzunijny trójstronny, Podatnikiem jest nabywca, Poza terytorium kraju, Poza terytorium kraju (stawka NP), Wewnątrzunijny - Podatnikiem jest nabywca, Pozaunijny - Podatnikiem jest nabywca, Procedura OSS. Brak wartości lub inna wartość spoza wymienionych skutkuje wstawieniem oznaczenia: Krajowy.
• PodatnikVATCzynny (pole tekstowe) - Znacznik: Podatnik VAT czynny/Aktywny w VIES. Pole opcjonalne. Jeżeli wystąpi wartość: Tak, to parametr zostanie zaznaczony w Comarch ERP Optima.
• Opis (pole tekstowe) - Opis kontrahenta (zakładka Handlowe). Pole opcjonalne.

Jak wypełnić arkusz Excel - lista towarów?

Funkcja: Import towarów. Umożliwia import nowych oraz aktualizację istniejących w Comarch ERP kartotek towarowych i usługowych na podstawie informacji zawartych w arkuszu. Mapowanie kartotek pomiędzy arkuszem a Comarch ERP Optima następuje za pomocą kodu towaru/usługi. Jeżeli w arkuszu wystąpią jednostki miary nieistniejące w Comarch ERP Optima, to zostaną one dodane do programu. Warto zwrócić uwagę, że większość danych w kolumnach arkusza ma charakter opcjonalny, co umożliwia przekazywanie minimalnej ilości danych z systemu zewnętrznego oraz ewentualne dalsze ich uzupełnienie w Comarch ERP Optima w miarę potrzeb.

• Kod (pole tekstowe) - Kod towaru. Pole wymagane.
• Nazwa (pole tekstowe) - Nazwa towaru. Pole opcjonalne. Jeżeli wystąpi pusta wartość to w miejsce Nazwy zostanie podstawiony Kod towaru.
• JM (pole tekstowe) - Jednostka miary. Pole wymagane. Jeżeli wartość w polu arkusza nie występuje w Comarch ERP Optima, to zostanie do niej dodana.
• Typ (pole tekstowe) - Typ towaru/usługi. Pole opcjonalne. Lista dopuszczalne wartości: TP, TZ, UP, UZ. Jeżeli wystąpi pusta wartość, to traktujemy jak UP. Oznaczenie: TP - towar prosty, TZ - towar złożony, UP - usługa prosta, UZ - usługa złożona.
• NumerKatalogowy (pole tekstowe) - Numer katalogowy. Pole opcjonalne. Numer katalogowy powinien być unikalny w bazie danych Comarch ERP Optima. Zdublowany numer katalogowy nie zostanie zapisany w Comarch ERP Optima.
• VAT (pole tekstowe) - oznaczenie domyślnej stawki VAT towaru (zakupu i sprzedaży). Pole opcjonalne. Lista dopuszczalnych wartości: ZW, NP., 23, 8, 5, 0. Mogą wystąpić inne, dalsze oznaczenia stawek zdefiniowanych w Comarch ERP Optima. Jeżeli wartość będzie pusta, to traktujemy jak 23% VAT.
• EdycjaNazwy (pole tekstowe) - Pozwól na edycję nazwy na dokumencie. Pole opcjonalne. Jeżeli wystąpi wartość: Tak, to parametr zostanie zaznaczony w Comarch ERP Optima.
• EdycjaOpisu (pole tekstowe) - Pozwól na edycję opisu na dokumencie. Pole opcjonalne. Jeżeli wystąpi wartość: Tak, to parametr zostanie zaznaczony w Comarch ERP Optima.
• Opis (pole tekstowe) - Opis towaru. Pole opcjonalne.

Jak wypełnić arkusz Excel - lista faktur?

Funkcja: Import faktur sprzedaży. Umożliwia import nowych faktur sprzedaży na podstawie informacji zawartych w arkuszu. Zaimportowane faktury mogą zostać oznaczone w Comarch ERP Optima unikalnym identyfikatorem faktury z systemu zewnętrznego (kolumna LpFaktury) co pozwala na jednoznaczną identyfikację faktury oraz zapobiega wielokrotnemu jej zaczytaniu (o ile dane źródłowe w arkuszu obejmują dane z systemu zewnętrznego w układzie narastającym). Warto zwrócić uwagę, że dzięki zastosowaniu kolumn arkusza: SymbolDokumentu, SeriaDokumentu oraz Magazyn możemy wskazać precyzyjnie schemat numeracji dokumentów w Comarch ERP Optima o ile obsługiwanych jest więcej schematów numeracji. 

• LpFaktury (pole liczbowe lub tekstowe) - Unikalny numer lub identyfikator znakowy faktury. Pole opcjonalne. Jeżeli wartość nie zostanie wprowadzona, to wszystkie pozycje arkusza zostaną wczytane do jednej faktury. Jeżeli wartość istnieje, to pozycje jednej faktury należy oznaczyć tym samym LpFaktury. LpFaktury może zostać zarejestrowane w bazie Comarch ERP Optima jeżeli zaznaczono parametr funkcji dodatkowej: Rejestruj LpFaktury jako numer obcy dokumentu (parametr domyślnie zaznaczony). Zarejestrowanie LpFaktury w Comarch ERP Optima zapobiega ponownemu wczytaniu faktury o identycznym LpFaktury już istniejącym w Comarch ERP Optima o ile nie zaznaczono parametru funkcji dodatkowej: Wyłącz sprawdzanie LpFaktury (domyślnie właczone jest sprawdzanie LpFaktury). Chcąc zapobierać wielokrotnemu wczytaniu tych samych faktur należy zastosować ustawienia domyślne funkcji dodatkowej (zaznaczone: Rejestruj LpFaktury... oraz niezaznaczone: Wyłącz sprawdzanie LpFaktury). Jeżeli chcemy wielokrotnie wczytywać dowolne faktury bez kontroli LpFaktury, to zalecane ustawienia dla funkcji dodatkowej to: niezaznaczone - Rejestruj LpFaktury oraz zaznaczone: Wyłącz sprawdzanie LpFaktury)
• SymbolDokumentu (pole tekstowe) - Symbol numeracji dokumentu. Pole opcjonalne. Wartość powinna być zgodna z listą symboli dokumentów faktur sprzedaży Comarch ERP Optima. Jeżeli wartość będzie spoza listy lub pusta to zastosowana zostanie domyślna numeracja faktur operatora.
• SeriaDokumentu (pole tekstowe) - Seria numeru dokumentu (o ile występuje w numerze dokumentu). Pole opcjonalne. Wartość powinna być zgodna z listą serii faktur sprzedaży Comarch ERP Optima. Jeżeli wartość będzie spoza listy lub pusta to zastosowana zostanie domyślna numeracja faktur operatora.
• Magazyn (pole tekstowe) - Symbol magazynu. Pole opcjonalne. Wartość powinna być zgodna z kodem magazynu Comarch ERP Optima. Jeżeli wartość będzie spoza listy lub pusta to wybrany zostanie domyślny magazyn operatora.
• OdBrutta (pole tekstowe) - Czy faktura ma być wyliczana od brutta. Pole opcjonalne. Jeżeli wystąpi wartość: Tak, to faktura będzie wyliczana od brutta (ceny będą traktowane jako brutto).
• DataWystawienia (pole tekstowe w formacie YYYY-MM-DD) - Data wystawienia faktury. Pole pcjonalne. Jeżeli data nie zostanie wskazana lub zostanie użyty błędny format daty, to podstawiona zostanie bieżąca data z Comarch ERP Optima.
• DataSprzedazy (pole tekstowe w formacie YYYY-MM-DD) - Data sprzedaży faktury. Pole opcjonalne. Jeżeli data nie zostanie wskazana lub zostanie użyty błędny format daty, to podstawiona zostanie bieżąca data z Comarch ERP Optima.
• KodKontrahenta (pole tekstowe) - Kod kontrahenta. Pole opcjonalne. Wartość powinna być zgodna z kodem kontrahenta istniejącym w Comarch ERP Optima. Jeżeli wartość będzie spoza listy kontrahentów Comarch ERP Optima lub będzie pusta to podstawiony zostanie kontrahent NIEOKREŚLONY.
• FormaPlatnosci (pole tekstowe) - Forma płatności. Pole opcjonalne. Wartość powinna być zgodna z listą form płatności Comarch ERP Optima. Jeżeli wartość będzie spoza listy lub pusta, to zostanie ustawiona domyślna forma płatności kontrahenta.
• TerminPlatnosci (pole tekstowe w formacie YYYY-MM-DD) - Termin płatności faktury. Pole opcjonalne. Jeżeli data nie zostanie wskazana lub zostanie użyty błędny format daty, to podstawiona zostanie bieżąca data z Comarch ERP Optima.
• Kategoria (pole tekstowe) - Kategoria dokumentu. Pole opcjonalne. Wartość powinna być zgodna z kodem szczegółowym kategorii istniejącej w Comarch ERP Optima. Jeżeli wartość będzie spoza listy lub pusta, to kategoria dokumentu pozostanie pusta.
• KategoriaOpis (pole tekstowe) - Opis dla kategorii dokumentu. Pole opcjonalne.
• Opis (pole tekstowe) - Opis dokumentu. Pole opcjonalne.
• Pozycja (pole tekstowe) - Kod towaru lub usługi. Pole wymagane. Wartość powinna być zgodna z kodami towarów i usług Comarch ERP Optima. Jeżeli wartość będzie spoza listy lub pusta, to pozycja faktury nie zostanie dodana.
• Ilosc (pole liczbowe) - Ilość towaru lub usługi. Pole wymagane. Wartość powinna być większa od zera, w przeciwnym przypadku pozycja faktury nie zostanie dodana.
• Cena (pole liczbowe) - Cena jednostkowa towaru. Pole opcjonalne. Wartość powinna być większa od zera, w przeciwnym przypadku pozycja faktury nie zostanie dodana.
• Waluta (pole tekstowe) - Symbol waluty dokument. Pole opcjonalne. Wartość powinna być zgodna z listą walut Comarch ERP Optima. Jeżeli wartość będzie spoza listy lub pusta, to zostanie ustawiona domyślna waluta Comarch ERP Optima (zazwyczaj PLN).

Na co zwrócić uwagę?

• Przed wykonaniem funkcji dodatkowej należy przygotować arkusz programu Excel, zgodnie z plikiem wzorcowym, który można pobrać w linku powyżej.
• Nazwy kolumn i arkuszy (z wyjątkiem nazwy pliku) muszą pozostać zgodne z arkuszem wzorcowym. Kolumn i arkuszy nie należy usuwać ani zmieniać ich kolejności.
• Zalecamy aby pola tekstowe rozpoczynały się od znaku apostrof w celu jednoznacznej identyfikacji danych tekstowych przez Excel np. '2026-01-10 lub 'NO/2026/5/3.

Cennik

Wszystkie podane ceny są cenami netto i nie zawierają podatku VAT w wysokości 23%.