Dekret księgowy z pliku Excel

Funkcja umożliwia wykonanie importu dekretu lub listy dekretów księgowych z pliku Excel.

Funkcja dostępna jest w dwóch wersjach, w zależności od zakresu i funkcjonalności importowanych danych:

• Dekrety z pliku Excel Plus
• Dekret z pliku Excel Standard

Dekrety z pliku Excel Plus

Funkcja przeznaczona jest do importu listy dekretów księgowych (lub pojedynczego dekretu) z pliku Excel wraz z pełnym zakresem informacji przechowywanych w nagłówku i pozycjach zapisu księgowego Comarch ERP Optima. Funkcja umożliwia dla poszczególnych zapisów dekretu generowanie rozrachunków i płatności z wyborem formy i terminu płatności. Dla kont walutowych pozwala na przeliczenie kwoty zapisu na walutę lub bezpośrednie wprowadzenie wartości walutowej w zależności od preferencji użytkownika.

Wzorcowy plik Excel dla funkcji dodatkowej: Dekrety z pliku Excel Plus

Arkusz: ListaDekretow

• LpDekretu - to unikalny numer lub identyfikator dekretu. Pole liczbowe lub tekstowe*, pole opcjonalne. Jeżeli wartość nie zostanie wprowadzona, to wszystkie pozycje arkusza zostaną wczytane do jednego dekretu. Jeżeli wartość istnieje, to pozycje jednej dekretu należy oznaczyć tym samym LpDekretu.
• Dziennik - Symbol dziennika księgowego. Pole tekstowe*, pole opcjonalne. Wartość powinna być zgodna z listą dzienników księgowych Comarch ERP Optima istniejących w bieżącym roku obrachunkowym. Jeżeli wartość będzie spoza listy lub pusta to funkcja dodatkowa podejmie próbę dodania dekretu do wybranego dziennika określonego w polu: Dziennik, formularza Zapisów księgowych. Jeżeli wartość w polu Dziennik nie zostanie wybrana, to dekret nie zostanie dodany do Comarch ERP Optima.
• DataKsiegowania - Data księgowania dekretu. Pole tekstowe*, pole opcjonalne. Zalecany format daty to rok - miesiąc - dzień (RRRR-MM-DD) w formacie tekstowym (poprzedzony znakiem apostrofu). Jeżeli data nie zostanie wskazana lub zostanie użyty błędny format daty, to podstawiona zostanie bieżąca data z Comarch ERP Optima.
• DataOperacji - Data operacji. Pole tekstowe*, pole opcjonalne. Zalecany format daty to rok - miesiąc - dzień (RRRR-MM-DD) w formacie tekstowym (poprzedzony znakiem apostrofu). Jeżeli data nie zostanie wskazana lub zostanie użyty błędny format daty, to podstawiona zostanie bieżąca data z Comarch ERP Optima.
• DataWystawienia - Data wystawienia. Pole tekstowe*, pole opcjonalne. Zalecany format daty to rok - miesiąc - dzień (RRRR-MM-DD) w formacie tekstowym (poprzedzony znakiem apostrofu). Jeżeli data nie zostanie wskazana lub zostanie użyty błędny format daty, to podstawiona zostanie bieżąca data z Comarch ERP Optima.
• KontoWn - Konto Winien. Pole tekstowe*, pole opcjonalne. Wartość powinna być zgodna z numerem konta księgowego istniejącego w bieżącym okresie obrachunkowym Comarch ERP Optima. Jeżeli wartość będzie spoza listy lub pusta to konto nie zostanie dodane. Może to skutkować odrzuceniem zapisu całego dekretu księgowego w sytuacji niezgodności stron sumy Wn i Ma całego dekretu.
• KontoMa - Konto Ma. Pole tekstowe*, pole opcjonalne. Wartość powinna być zgodna z numerem konta księgowego istniejącego w bieżącym okresie obrachunkowym Comarch ERP Optima. Jeżeli wartość będzie spoza listy lub pusta to konto nie zostanie dodane. Może to skutkować odrzuceniem zapisu całego dekretu księgowego w sytuacji niezgodności stron sumy Wn i Ma całego dekretu.
• Kwota - Kwota zapisu wyrażona w walucie systemowej (najczęściej PLN). Pole liczbowe, pole wymagana.
• KwotaWaluta - Kwota zapisu wyrażona w walucie obcej. Pole liczbowe, wartość opcjonalna. Jeżeli w wierszu użyto konta walutowego, to można w polu: KwotaWaluta określić kwotę zapisu w walucie obcej. Dla waluty zostanie użyty kurs: Nieokreślony. W przypadku gdy użyjemy konta walutowego, a wartość w polu KwotaWaluta nie zostanie wprowadzona (oraz nie zostanie wypełnione pole: Waluta), to kwota wyrażona w walucie na dekrecie zostanie przeliczona po domyślnym kursie Comarch ERP Optima (zawyczaj: Średni kurs NBP) z waluty systemowej na walutę konta.
• Waluta - Symbol waluty obcej. Pole tekstowe*, pole opcjonalne.
• Opis - Opis pozycji dekretu. Pole tekstowe*, pole opcjonalne.
• NrDokumentu - Numer dokumentu widoczny w nagłówku dekretu. Pole tekstowe*, pole opcjonalne.
• NrKSeF - Numer KSeF widoczny w nagłówku dekretu. Pole tekstowe*, pole opcjonalne.
• FormaPlatnosci - Forma płatności dla pozycji dekretu. Pole tekstowe*, pole opcjonalne. Wartość powinna być zgodna z listą form płatności Comarch ERP Optima. Jeżeli wartość będzie spoza listy lub pusta, to zostanie ustawiona domyślna forma płatności kontrahenta. Wartość pola ma wyłacznie zastosowanie w przypadku kont rozrachunkowych mogących generować płatności w Comarch ERP Optima o ile zaznaczono parametr funkcji dodatkowej: Generuj płatności dla rozrachunków.
• TerminPlatnosci - Termin płatności dla pozycji dekretu. Pole tekstowe*, pole opcjonalne. Zalecany format daty to rok - miesiąc - dzień (RRRR-MM-DD) w formacie tekstowym (poprzedzony znakiem apostrofu). Jeżeli data nie zostanie wskazana lub zostanie użyty błędny format daty, to podstawiona zostanie bieżąca data z Comarch ERP Optima. Wartość pola ma wyłacznie zastosowanie w przypadku kont rozrachunkowych mogących generować płatności w Comarch ERP Optima o ile zaznaczono przynajmniej jeden z parametrów funkcji dodatkowej: Generuj rozrachunki i/lub Generuj płatności dla rozrachunków.
• Kategoria - Kategoria dekretu (tylko pierwszy wiersz dekretu) i kategoria pozycji dekreku. Pole tekstowe*, pole opcjonalne. Wartość powinna być zgodna z kodem szczegółowym kategorii istniejącej w Comarch ERP Optima. Jeżeli wartość będzie spoza listy lub pusta, to kategoria dokumentu pozostanie pusta.
• KategoriaOpis - Opis nagłówka dekretu. Pole tekstowe*, pole opcjonalne. W przypadku pozycji dekretu zastosowanie ma pole: Opis.
• RodzajDowoduKS - Rodzaj dowodu księgowego widoczny w nagłówku dekretu. Pole tekstowe*, pole opcjonalne.
• KwotaOperacjiGosp - Kwota operacji gospodarczej widoczna w nagłówku dekretu. Pole liczbowe, pole opcjonalne.

* pole tekstowe - zalecane aby rozpoczynało się od znaku apostrof ' w celu jednoznacznej identyfikacji danych tekstowych przez Excel

Dekret z pliku Excel Standard

Funkcja przeznaczona jest do importu pojedynczego dekretu księgowego z pliku Excel o ograniczonym zakresie informacji w stosunku do wersji Plus.

Dla kont rozrachunkowych występujących w dekrecie może zostać utworzony rozrachunek (zaznaczony parametr: Generuj rozrachunki). Zaznaczenie parametru skutkuje tym, że dla każdej pozycji dekretu, będącej kontem rozrachunkowym, zostanie podpięta kartoteka podmiotu (kontrahenta, pracownika itp.) zgodna z firmowym planem kont. Dodatkowo na pozycji dekretu zostanie ustawiony znacznik: Rozrachunek z domyślnym terminem płatności podmiotu.

Dodatkowo dla rozrachunku (przy zaznaczonym parametrze: Generuj rozrachunki) może zostać utworzona płatność, która będzie widoczna z poziomu preliminarza płatności Comarch ERP Optima(wymagane łączne zaznaczenie parametrów: Generuj rozrachunki oraz Generuj płatności dla rozrachunków). Forma i termin płatności są zgodne z wartościami domyślnymi, ustawionymi w kartotece podmiotu Comarch ERP Optima.

Zaznaczenie parametru: Generuj rozrachunki, powoduje, że pozycja dekretu będąca kontem rozrachunkowym dodatkowo zostaje skojarzona z właściwą pozycją słownika podmiotów (zgodną z firmowym planem kontrahent, pracownik itp.)

We wzorcowym arkuszu, wszystkie kwoty wyrażone są w PLN. Wczytując pozycję dekretu dla konta walutowego, kwota PLN przeliczana jest na walutę zgodnie z kursem dnia poprzedniego (Średni kurs NBP) - kurs waluty musi być wcześniej wczytany do Comarch ERP Optima.

Przed uruchomieniem funkcji dodatkowej, przejdź do pozycji menu: Księgowość -> Dzienniki. W dolnej części ekranu, w grupie: Filtry wybierz dziennik, do którego ma zostać dodany dekret. Dekret zostanie dodany do bufora, więc dobrze aby w polu: Zapisy, wskazać wartość: bufor.

Wzorcowy plik Excel dla funkcji dodatkowej: Dekret z pliku Excel Standard

Arkusz: PK

• KontoWn - Konto Winien. Pole tekstowe*, pole opcjonalne. Wartość powinna być zgodna z numerem konta księgowego istniejącego w bieżącym okresie obrachunkowym Comarch ERP Optima. Jeżeli wartość będzie spoza listy lub pusta to konto nie zostanie dodane. Może to skutkować odrzuceniem zapisu całego dekretu księgowego w sytuacji niezgodności stron sumy Wn i Ma całego dekretu.
• KontoMa - Konto Ma. Pole tekstowe*, pole opcjonalne. Wartość powinna być zgodna z numerem konta księgowego istniejącego w bieżącym okresie obrachunkowym Comarch ERP Optima. Jeżeli wartość będzie spoza listy lub pusta to konto nie zostanie dodane. Może to skutkować odrzuceniem zapisu całego dekretu księgowego w sytuacji niezgodności stron sumy Wn i Ma całego dekretu.
• Kwota - Kwota zapisu wyrażona w walucie systemowej (najczęściej PLN). Pole liczbowe, pole wymagana.
• Opis - Opis pozycji dekretu. Pole tekstowe*, pole opcjonalne.

* pole tekstowe - zalecane aby rozpoczynało się od znaku apostrof ' w celu jednoznacznej identyfikacji danych tekstowych przez Excel

Instalacja funkcji dodatkowej:

1. Pobrać funkcję dodatkową - plik w formacie XML (link do pliku zostanie przesyłany w wiadomości email).
2. W programie Comarch ERP Optima wybieramy opcję Księgowość -> Dzienniki -> (Zakładka 1.Dzienniki) -> Funkcje dodatkowe -> Konfiguracja funkcji dodatkowych.
3. W zakładce "1.Ogólne" ustawiamy się w gałęzi drzewa: Procedury -> Lista dekretów księgowych.
4. Klikamy prawym przyciskiem myszy wybierając z menu kontekstowego opcję: "Importuj zestawy z pliku XML".
5. Po pojawieniu się okienka "Import zestawów wydruków" klikamy na przycisk "Wykonaj" (ikona z piorunem)
6. Wskazujemy plik XML funkcji dodatkowej (plik XML rozpakowany w punkcie 1).
7. Na liście funkcji dodatkowych pojawi się nowoutworzona funkcja dodatkowa, która jest gotowa do działania.

Uwagi ogólne dla plików Excel:

• Przed wykonaniem funkcji dodatkowej należy przygotować arkusz programu Excel, zgodnie z plikiem wzorcowym, który można pobrać w linku powyżej.
• Nazwy kolumn i arkuszy (z wyjątkiem nazwy pliku) muszą pozostać zgodne z arkuszem wzorcowym. Kolumn i arkuszy nie należy usuwać ani zmieniać ich kolejności.
• Standardowo funkcja wykonuje import z plików XLS, których użycie wymaga sterownika standardowo zainstalowanego wraz z systemem Windows (Microsoft.Jet.OLEDB.4.0).
• Import z plików XLSX wymaga zainstalowania dodatkowych sterowników Microsoft ACE, które można pobrać tutaj. Należy zwrócić uwagę na zgodność sterowników z właściwą wersją pakietu Microsoft Office (32/64 bity). Dodatkowo w definicji funkcji dodatkowej należy zakomentowć sekcję związaną z Microsoft.Jet.OLEDB.4.0 i odkomentowanie sekcję związaną z Microsoft.ACE.OLEDB.12.0.

Wszystkie podane ceny są cenami netto i nie zawierają podatku VAT w wysokości 23%.