Biblioteka dokumentów - zamiana plików z bazy firmowej na linki do plików

Moduł Comarch ERP Optima - Obieg dokumentów, w opcji Biblioteka dokumentów umożliwia gromadzenie plików (tzw. archiwum plików) w bazie danych programu Jest to bardzo wygodne rozwiązanie, które z czasem powoduje jednak znaczny wzrost rozmiaru bazy danych. Dla firm korzystających z darmowej wersji serwera MS-SQL (express) może to prowadzić do osiągnięcia limitu w rozmiarze bazy danych co będzie miało skutek w postaci zablokowania możliwości pracy z programem.

Aby wyeliminować niedogodność związaną z przyrostem rozmiaru firmowej bazy danych Comarch ERP Optima opracowaliśmy funkcję, która pozwala na bezpieczne "wyprowadzenie" plików z bazy danych do lokalizacji na dysku komputera lub udziale sieciowym (zalecane). Funkcja wykonuje eksport wszystkich plików znajdujących się w bazie danych Comarch ERP Optima do zdefiniowanej przez użytkownika lokalizacji (ważne aby lokalizacja pozostała dostępna dla wszystkich użytkowników Optimy - wystarczą uprawnienia do odczytu), następnie dodaje link do wyeksportowanego pliku (w miejsce pliku z bazy danych) i usuwa oryginalny dokument z bazy danych Comarch ERP Optima. Po przeprowadzeniu takiej operacji należy wykonać dodatkowo z poziomu bazy danych proces jej "shrink-owania" co fizycznie uwolni przestrzeń dyskową.

Instalacja funkcji dodatkowej:

• Pobrać funkcję dodatkową - plik w formacie XML (link do pliku zostanie przesyłany w wiadomości email).
• W programie Comarch ERP Optima wybieramy opcję CRM -> Biblioteka dokumentów -> Funkcje dodatkowe -> Konfiguracja funkcji dodatkowych.
• W zakładce "1.Ogólne" ustawiamy się w gałęzi drzewa: Procedury -> Lista dokumentów z biblioteki.
• Klikamy prawym przyciskiem myszy wybierając z menu kontekstowego opcję: "Importuj zestawy z pliku XML".
• Po pojawieniu się okienka "Import zestawów wydruków" klikamy na przycisk "Wykonaj" (ikona z piorunem)
• Wskazujemy plik XML funkcji dodatkowej (plik XML rozpakowany w punkcie 1).
• Na liście funkcji dodatkowych pojawi się nowoutworzona funkcja dodatkowa, która jest gotowa do działania.

Zalecamy aby ściężkę w polu: Folder ustawić przed pierwszym uruchomieniem funkcji dodatkowej co pozwoli na zachowanie porządku i jednolitej ścieżki przy kolejnych wykonaniach funkcji. 

Po zaznaczeniu parametru: Tylko eksport plików na dysk (bez zamiany plików na link) - dane z bazy firmowej nie zostaną zastąpione linkami, nastąpi jedynie ich eksport do wskazanej lokalizacji.

Więcej