Schematy księgowań w Comarch ERP Optima to zbiór reguł, który pozwala na automatyzację dekretowania poszczególnych typów dokumentów funkcjonujących w programie. Dla każdego z nich (np. faktura zakupu, raport kasowo-bankowy, lista płac czy dokument amortyzacji) można zdefiniować indywidualny schemat księgowania lub wiele takich schematów.
Kreator schematów księgowych dostępny jest w opcji: Księgowość -> Inne -> Schematy księgowań. Definicja schematu polega na określeniu poszczególnych wierszy, dla których definiujemy: konto Wn, konto Ma, kwotę, opis i warunek działania. Budując schematy najczęściej posługujemy się dostępnymi w kreatorze makrami typu: kwota płatności, wartość netto, kwota przychodu, rozchodu, konto Wn kategorii, konto Ma kategorii itp. W Comarch ERP Optima, w zależności od ilości wykorzystywanych modułów dostępnych jest ponad 30 typów dokumentów, a w każdym z tych typów dokumentów dostępnych mamy co najmniej kilkanaście lub kilkadziesiąt makr pozwalających definiować poszczególne pozycje dekretu. Oprócz makr można również wykorzystać kod zapytań SQL co w praktyce zapewnia nieograniczone możliwości.
Możliwe jest samodzielne budowanie schematów przez użytkowników. Duża ilość typów dokumentów oraz szeroki wachlarz stosowanych makr i zapytań, sprawia że jest to proces raczej skomplikowany. Pójście na skróty, zastosowanie prostych ale za to nie uniwersalnych schematów ma istotną wadę, nie pozwala na automatyzację i masową dekretację dokumentów. Operator musi zdecydować, który schemat zastosować dla konkretnego dokumentu a wybranie niewłaściwego może skutkować nieprawidłowymi księgowaniami co do kont lub kwot na dekrecie. Odszukanie błędu po czasie również nie będzie łatwe.
Uniwersalny, możliwy do powszechnego stosowania schemat księgowy nie istnieje. Można jednak stworzyć wzorcowy schemat, wymagający jedynie adaptacji do indywidualnego planu kont. Można spróbować utworzyć go samodzielnie, co niewątpliwie jest procesem czasochłonny, wymagający testowania wielu różnych scenariuszy. Dla osób rozpoczynających pracę z Comarch ERP Optima może to być proces bardzo angażujący, wymagający różnych dostosowań schematów przez dłuższy czas.
Adaptacja gotowego, wzorcowego schematu wymaga również zaangażowania użytkownika, jednak efekt ze względu na uwzględnienie w schemacie powtarzalnych warunków, wielokrotnie ten czas skraca. W przypadku obsługi wielu firm jednocześnie (biuro rachunkowe, firmy powiązane) ważnym aspektem pozostaje zgodność „szkieletu” planu kont pomiędzy poszczególnymi podmiotami. Schemat stworzony dla jednej firmy, można wówczas łatwo powielić dla kolejnej. Gdy nie zadbamy o solidny projekt planu kont to przy adaptacji czy budowie schematu od początku napracujemy się wielokrotnie.
Dla zainteresowanych budową własnych schematów księgowych można polecić dwa przydatne linki:
https://pomoc.comarch.pl/optima/pl/2025_5/dokumentacja/opt043-zaawansowane-schematy-ksiegowe/
